Best Practice
arcplan Enterprise unterstützt Logistikdienstleister TNT
Um sein permanent wachsendes Datenvolumen nachhaltig analysieren zu können, hat der Logistikdienstleister TNT seine Business-Intelligence-Plattform um ein modernes Analyse-Dashboard erweitert. Zum Zug kam dabei arcplan Enterprise.
Australien, 1946. Ken Thomas gründet mit nur einem Truck die Firma K.W. Transport, die zunächst Fahrten zwischen Melbourne und Sydney anbietet. Das australische Transportgewerbe boomt, sodass Thomas sein Unternehmen ausbaut und 1958 in Thomas Nationwide Transport (TNT) umbenennt. 1996 übernimmt die niederländische Postgesellschaft Koninklijke PTT Nederland (KPN) TNT und firmiert seither unter dem Namen TNT Express N.V. Das Unternehmen hat sich zu einem weltweit agierenden Partner für Expressdienste und Logistiklösungen im B2B-Segment entwickelt.
Die Zahlen sprechen dabei für sich: TNT ist in mehr als 200 Ländern aktiv und beschäftigt rund 69 000 Mitarbeiter. 2012 erwirtschaftete das Unternehmen 7,3 Milliarden Euro. Die weltweite Ausrichtung und rund 65.000 abrechnungsrelevante Sendungen pro Tag allein in Deutschland verursachen ein stetig wachsendes Volumen an zu verarbeitenden Informationen. Um das wachsende Datenaufkommen auch nachhaltig professionell analysieren zu können, entschied sich die deutsche Landesorganisation für die Business-Intelligence-Lösung arcplan Enterprise.
Datenverdichtung auf Kosten der Transparenz
Rund 500.000 Sendungsdaten durchlaufen wöchentlich die IT-Systeme der deutschen TNT. Diese Daten müssen nicht nur den Kunden, etwa zur individuellen Sendungsverfolgung, bereitstehen. Das Controlling muss ebenso Zugang zu den unverdichteten Daten haben, um so das Geschäftsgeschehen in höchstem Maße transparent zu machen - nur so können aus einer Vielzahlan Einzelsendungsdaten mittels verlässlicher Analysen die steuerungsrelevanten Nachrichten formuliert werden.
"Vor der Einführung von arcplan Enterprise führten wir innerhalb von Microsoft Excel eine aufgrund der Datenmenge verdichtete Varianzanalyse durch. So ist es uns möglich gewesen, den Einfluss einzelner Kundengruppen zu identifizieren", erklärt Bernard Mertens, General Manager Controlling & Business Analytics bei TNT. "Der Einfluss
einer einzelnen Kundennummer oder gar einer einzelnen Sendung auf das Gesamtergebnis konnte allerdings lediglich mit einem großen Zeitaufwand errechnet werden, der in einem wöchentlichen Turnus, unserem gängigen Analyserhythmus, zeitlich kaum zu bewerkstelligen war."
Die nötige Datenverdichtung ging also zu Lasten der Transparenz. Die einzelnen Sendungsdaten wurden zu Kundengruppen zusammengefasst, der Zugang zu Einzelfrachtbriefen bei der Analyse erwies sich als schwierig. "Diese schiere Datenmenge führte Microsoft Excel als unser bis dato eingesetztes Analysewerkzeug an seine Grenzen. Besonders gravierend und schwierig wurde es, sobald längere Perioden zu analysieren waren", erklärt Mertens die Problematik. So war es Anwendern faktisch unmöglich, auf der Ebene von Einzelfrachtbriefen zu analysieren.
Auf dem Prüfstand
Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung stand besonders die Vergrößerung der Detailtiefe im Mittelpunkt. Das vorrangige Ziel war demnach, eine technische Umgebung für den zuvor in einem halbjährigen Projekt gemeinsam mit einer Hochschule erarbeiteten Varianzalgorithmus zu identifizieren, in der eine Verdichtung der Datensätze aufgrund der Menge nicht zu Lasten der Transparenz nötig ist. Der Auswahlprozess gliederte sich dabei in zwei Phasen. Da Cognos bereits im Einsatz war, hat TNT zunächst vier Anbieter zu Cognos-Dashboard-Lösungen angehört.
Zugleich wurden auch zwei Stand-alone-Frontend-Lösungen anderer Anbieter genauer unter die Lupe genommen. Dabei hatten alle die Möglichkeit, ihre Kompetenz und ihren Lösungsansatz in einem halbtägigen Projektgespräch darzustellen. Nach der ersten Evaluierungsrunde erhielten drei Anbieter Echtabrechnungsdaten, anhand derer das Verständnis für den Varianzalgorithmus nachgewiesen werden sollte.
Die Entscheidung fiel auf arcplan Enterprise. Und das auch aufgrund der Tatsache - fernab technischer Details -, dass der BI-Anbieter TNT die Möglichkeit bot, sich bei Referenzkunden wie etwa der Deutschen Lufthansa AG ungeschönte Meinungen über die Software einzuholen.
"Die aktuelle Marktdynamik und wechselnde Analyseperspektiven verlangen nach flexiblen Systemen. arcplan Enterprise hat eine kurze Implementierungszeit und eine Vielzahl von fertigen Schnittstellen zu beinahe allen marktrelevanten Anwendungsumgebungen. Die Funktionsweise ist sehr verwandt mit Formel-Gesetzmäßigkeiten wie bei Microsoft Excel und PowerPoint und daher schnell erlernbar. Im Vergleich zu Cognos-Dashboards war so eine niedrige Total Cost of Ownership (TCO) garantiert", erläutert Mertens die Systemauswahl.
Bis ins kleinste Detail
"Wir sind mit dem Ziel in das Projekt gestartet, unseren Varianzalgorithmus in eine angemessene technische Umgebung einzubetten und die Ergebnisse daraus sehr anschaulich zu visualisieren. Der Algorithmus wurde in eine Oracle-Datenbank mit bis dato mehr als 175 Millionen Sendungsdaten programmiert", erklärt Mertens weiter. Durch die Überführung der Varianzanalyse aus einer begrenzten Excel-Umgebung in eine passgenaue, neue technische Infrastruktur wurde die Grundlage gelegt, sowohl den Analyseprozess als auch das Ergebnis daraus zu optimieren.
Eine Varianzanalyse bis auf die Ebene einzelner Sendungen ist nun möglich. Die Anwender können so den genauen Einfluss einer einzelnen Sendung auf das Gesamtergebnis benennen. Zugleich lassen sich die einzelnen Impacts beliebig aggregieren. Darüber hinaus dient das DE Revenue Analysis Dashboard auch als Werkzeug, um Trends wie ein erhöhtes Sendungsaufkommen in eine bestimmte Destination oder ein geändertes Sendungsverhalten eines einzelnen Kunden identifizieren und rechtzeitig erkennen zu können.
"Wir als Controlling-Abteilung können zudem die einzelnen Berichte des Dashboards in Eigenregie konzipieren, aufbauen und erweitern", nennt Mertens einen weiteren Vorteil der Lösung. "arcplan Enterprise ist vergleichbar mit einer ,What you see is what you get'-Lösung. Demzufolge ist der Schulungsaufwand erfreulich gering."
Ausblick
Zukünftig soll das Dashboard noch um andere Fachbereiche wie Operations ausgebaut werden. Die bislang vorliegenden Abrechnungsdaten werden so nach und nach mit relevanten Zusatzdaten angereichert - vorgesehen sind etwa Pick-Up-and-Delivery-Kosten oder die Zustellungsqualität -, um so die Varianzanalyse auf alle maßgeblichen Variablen auszudehnen.
"Intelligente Controlling-Dashboards liefern mehr als nur die pure Information. Vielmehr bedienen derartige Dashboards den Anspruch, geschäftsspezifische Indikatoren mathematisch und wissenschaftlich genau zu benennen, sodass Entscheider wenn nötig sofort auf sich abzeichnende Trends reagieren können", resümiert Mertens.
"In arcplan Enterprise als technische Umgebung und mit unserem Varianzalgorithmus als Motor des Dashboards haben wir unsere Umsatzanalyse erfolgreich professionalisiert und ein mächtiges Analysewerkzeug erschaffen, das nicht für den Laien, sondern für den geübten Analysten implementiert worden ist. "Der Projekterfolg und die reibungslose Umsetzung Hand in Hand geben uns Recht: arcplan stand und steht uns als flexibler und professioneller Partner stets zur Seite. Damit sind wir auch für zukünftige Erweiterungen und Anpassungen bestens gerüstet", so der TNTManager.
