Dr. Thorsten Hübschen: "Quo vadis, Office?"

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Business&IT: Als Hersteller des Quasi-Standards im Bereich Bürosoftware kennt Microsoft die Bedürfnisse von modernen Wissensarbeitern wie kaum jemand anders. Was hat sich in den 25 Jahren seit der Veröffentlichung der ersten Office-Version geändert? Wo liegen die Unterschiede zwischen dem Büroarbeitsplatz von 1989 zu dem von heute?

Dr. Thorsten Hübschen: Als Microsoft Office vor 25 Jahren auf den Markt kam, war Papier noch das wichtigste Trägermedium für Informationen. Es folgten für Archivierung und Transport die ersten digitalen Medien: Disketten, CDs, DVDs. Papier blieb dessen ungeachtet das erste Mittel der Wahl, wenn es darum ging, Informationen zu verbreiten oder zu archivieren.

Das hat sich über die 25 Jahre Office komplett verändert: Microsoft Office ist längst kein besseres Druckstudio mehr; es ist eine digitale und vernetzte Suite von Produktivprogrammen für die Büroarbeit. Es erlaubt Arbeitsprozesse ohne Medienbrüche - von der Erstellung und Bearbeitung eines Dokuments bis hin zum Versand und zur Distribution ist die Kette durchgehend digital - egal, von welchem Gerät aus Sie mit Microsoft Office produktiv sind.

Das hat es erst möglich gemacht, dass es in der Verwaltung eines modernen Unternehmens keinen einzigen Bereich mehr gibt, der nicht mithilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien sein Business plant, durchführt und auswertet. Hier war Microsoft als Anbieter von Unternehmenslösungen einer der wichtigsten Treiber. Aber ohne den Druck, den Mitarbeiter und ein globaler Wettbewerb zugleich auf Unternehmen, ihre Art der Zusammenarbeit und Innovationskraft ausüben, wäre die Digitalisierung nicht so schnell vorangetrieben worden.

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Wissensarbeiter heute setzen auf moderne Unternehmenstechnologien, die ihnen unterwegs, im Home Office oder im Büro zur Verfügung stehen. Nur ein technologischer Impuls von außen sorgt also nicht automatisch dafür, dass sich Prozesse in einem Unternehmen ändern?

Dr. Thorsten Hübschen: Genau! Unternehmen sind soziale Einheiten, die auf gewachsenen organisationskulturen basieren, die man nicht per plötzlicher Direktive umkrempeln kann. Es muss ein langfristiges, grundsätzliches Umdenken vom Chef bis zur operativen Ebene stattfinden. Um dies zu unterstützen, haben wir mit dem "Manifest für ein neues Arbeiten" und unserem "Social Enterprise Knigge" Orientierungshilfen entwickelt, die eine Debatte zum vernetzten Arbeiten in Deutschland maßgeblich geprägt haben. Der entscheidende Schritt muss natürlich von Unternehmen selbst kommen.

Aber sie sollten sich bewusst sein: Wer sich nicht den modernen Arbeitserfordernissen anpasst, wird mittelfristig Mitarbeiter verlieren, keine Talente der Generation Y binden und langfristig scheitern.

Eine solch gravierende "Kulturrevolution" lässt sich nicht von außen steuern. Dazu muss eine  intrinsische Motivation vorliegen. Was sind aus Unternehmersicht die Vorteile eines vernetzten, mobilen Office?

Dr. Thorsten Hübschen: Die Vorteile sind in vielen Bereichen spürbar. Das mittlere Management profitiert durch geringeren Koordinationsaufwand. Vorgesetzte ermöglichen ihren Beschäftigten, durch Office in der Cloud mehr Verantwortung und Initiative zu übernehmen. Dadurch können diese schneller agieren und Aufgaben mit weniger Reibungsverlusten erledigen. Das haben wir beispielsweise auch beim Start-up FlixBus gesehen, das nun den bayrischen Gründerpreis gewonnen hat. Wir begleiten die drei Gründer und ihr wachsendes Team seit der ersten Minute mit Office 365.

Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Kunden funktioniert reibungslos, der Koordinationsaufwand ist deutlich reduziert, eine professionelle Dokumentenablage garantiert. Das Gesamtunternehmen profitiert durch bessere betriebswirtschaftliche Kennziffern, weil es schneller auf Marktbewegungen reagieren kann und näher am Kunden ist. Unternehmen wie RWE und BASF rüsten dementsprechend um. Heute vertrauen mehr als zwei Drittel der DAX-30-Konzerne in Deutschland auf die Microsoft Cloud - Tendenz steigend.

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Für Großunternehmen mit ihren finanziellen Möglichkeiten ist es leichter zu verkraften, die Büro-IT zu modernisieren. Werden die kleinen Unternehmen abgehängt?

Dr. Thorsten Hübschen: Absolut nicht. Der Vorzug von Cloud-IT ist ja gerade, dass sie flexibel skalierbar ist und mit dem Unternehmen wächst. Man braucht nicht mehr Ressourcen zu beschaffen als man eben wirklich braucht. Man kann sich aufs Kerngeschäft konzentrieren.

Wir wissen von vielen Unternehmen, die ihre Verwaltungskosten schlank kalkulieren müssen, dass sie Office 365, Sharepoint, Yammer, Lync und andere Cloud-Produkte für ihre Wissensorganisation nutzen. Dazu zählen Werbeagenturen, Fachzeitschriftenverlage aber auch Hilfsorganisationen wie der Malteser Hilfsdienst, der seine ehrenamtlichen Tätigkeiten mit Microsoft SharePoint organisiert.

Kommen wir zurück zum Thema Arbeitskultur. Was steckt hinter dem "Manifest für ein neues Arbeiten"?

Dr. Thorsten Hübschen: Zur aktuellen Debatte, wie wir in Zukunft arbeiten wollen, haben wir mit dem "Manifest für ein neues Arbeiten" einen eigenen Standpunkt entwickelt. Wir fordern eine Debatte für die Arbeitswelt, lehnen klassische Nine-to-five-Jobs ab und begleiten Unternehmen auf dem Weg ins Social Enterprise. Vor uns liegen viele Trends, die bisweilen noch unverknüpft betrachtet werden.

Dazu gehört Büroarchitektur genauso wie ein neuer Führungsstil im Unternehmen und Technologien, die uns wie ein Netzwerk arbeiten lassen. Klare Handlungsempfehlungen, wie wir die Möglichkeiten der Digitalisierung in unser Leben integrieren und optimal für uns nutzen können, lassen sich bisher jedoch nur schwer ableiten. Fakt ist: Noch findet Wissensarbeit vor allem am Schreibtisch und zu festen Zeiten statt, noch dominieren starre Hierarchien vor flexiblen und kundenorientierten Netzwerkorganisationen. Noch hinkt die Infrastruktur in Deutschland hinter den Möglichkeiten der Technik hinterher. Noch ist Arbeiten so, wie wir es uns vorstellen, nicht immer realisierbar.

Unser Manifest für ein neues Arbeiten ist ein Anstoß, der die Debatte ganzheitlich ins Rollen bringen soll. Auch wollen wir an den Antworten auf diese Fragen für den Standort Deutschland mitarbeiten.

Spricht man vom Office der Zukunft, ist auch immer von der viel zitierten Work-Life-Balance die Rede. Ist es denn eher Fluch oder Segen für Angestellte, wenn die Grenze zwischen Beruf und Privatleben immer mehr verschwimmt?

Dr. Thorsten Hübschen: Zunächst einmal ist die Möglichkeit, vernetzt, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten, weder Fluch noch Segen. Es mag wie eine Phrase klingen, aber tatsächlich kommt es darauf an, wie man diese Möglichkeiten nutzt. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Leben gibt es nicht automatisch. Wir - damit meine ich moderne Wissensarbeiter - lernen gerade, wie wir am besten mit modernen Werkzeugen, Arbeitsverhältnissen und Verantwortlichkeiten umgehen.

Es wäre aber auch wünschenswert, wenn Führungskräfte in ihrer Multiplikatoren-Funktion dies vorlebten und ihre Teams dazu anleiten würden, diese Freiheiten verantwortungsvoll zu nutzen - sowohl gegenüber dem Arbeitgeber als auch gegenüber sich selbst.

Wir haben unser Manifest für ein neues Arbeiten bewusst unter den Titel "Sie nennen es Arbeit - für uns ist es unser Leben" gestellt. Wir wollen unsere Kollegen und Mitarbeiter treffen, auch wenn wir selbst zu Hause, mit unseren Kindern auf dem Spielplatz oder in der Pause auf der Wiese sitzen. Wir wollen keine Nine-to-five-Jobs machen, aber auch nicht solche, bei denen wir unsere Lebenspartner und Kinder nicht zu Gesicht bekommen. Was spricht dagegen, Arbeit und Freizeit, Freizeit und Arbeit miteinander zu mischen und dann produktiv, kreativ und regenerativ zu sein, wenn es möglich oder nötig ist? Es spricht viel dafür!

Lassen Sie uns abschließend vorausblicken. Office Graph soll mithilfe selbst lernender Algorithmen alle für den Benutzer relevanten Informationen mit nur einem Klick zugänglich machen können. Wie viel Potenzial steckt dahinter?

Dr. Thorsten Hübschen: Bei Office Graph handelt es sich um eine Art intelligente Suche, deren Startbildschirm personalisiert ist. Office Graph und die dazugehörige Applikation mit dem Codenamen "Oslo" zeigen schon viel von dem Potenzial, welches selbst lernende Systeme bieten. Wir haben damit die Suche im Unternehmensnetzwerk neu erfunden und werden hier auch weiterhin den Fokus setzen.

Die wichtigsten Themen dabei sind uns die personifizierte Suche in einem immer schlauerer werdenden System sowie die Möglichkeit, Inhalte aller Art zusammenzustellen - egal, ob Blogs, Webseiten, Dokumente, Mails oder Termine. Und warum machen wir das?

Auf diese Weise geben wir den Menschen Instrumente an die Hand, die sie durch ihren Arbeitstag begleiten und sie schneller und effizienter werden lassen - und sie damit so unterstützen, wie sie arbeiten möchten. Das heißt, wir gehen weg von  Listendarstellungen und hin zu ansprechend visualisierten Informationen zu jedem Inhalt. Wir machen aus den Unternehmensinformationen ein durchsuchbares Netzwerk. Das Potenzial in dieser Richtung ist unglaublich groß.

Herr Hübschen, wie sieht für Sie das Office in 25 Jahren aus?

Dr. Thorsten Hübschen: Die Technologie, die jetzt bereits verfügbar ist, wird stetig weiterentwickelt und verbessert werden. So werden virtuelle Meetings Standard sein. HD-Videos lassen die Meetings dabei erlebbarer und einfacher werden. Ungefähr die Hälfte aller Mitarbeiter wird in naher Zukunft von zu Hause oder mobil arbeiten, die Zahl der reinen Präsenzmitarbeiter wird abnehmen. Insgesamt werden Arbeitsmodelle also flexibler werden und Unternehmen vielmehr wie ein Netzwerk agieren.

Das bedeutet auch, dass Unternehmensinhalte für jeden Mitarbeiter personalisiert und im Kontext mit den jeweiligen Kollegen auf Knopfdruck verfügbar sind.

Unternehmenswissen wird transparenter werden, wobei der Datenschutz mit sämtlichen Auflagen und Regeln respektiert wird. Ich bin zuversichtlich, dass Microsoft auch für den Arbeitsplatz in 25 Jahren ein verlässlicher Partner sein wird, der den Weg des vernetzten Arbeitens als Vordenker vorantreiben wird und stets den Dialog und Austausch sucht.