Best Practice
Intranet mit T-Systems Multimedia Solutions
Auch in der Luftfahrtbranche sind IT-Verantwortliche zunehmend gefordert, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Technologien reibungslos zur Verfügung zu stellen.
So auch bei Eurowings: Um Prozesse für das Luft- und das Bodenpersonal zu beschleunigen und Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand zu halten, hat die Airline ihr Intranet gemeinsam mit T-Systems Multimedia Solutions komplett neu gestaltet.
Als Tochter der Lufthansa AG führt Eurowings vor allem Zubringer und Regionalflüge durch. Die Flotte besteht aus zahlreichen modernen Kurz- und Mittelstreckenjets. Doch auch am Boden hat sich Eurowings gewichtige Partner an Bord geholt. Die Intranetportale iBase und FlyBase wurden von T-Systems Multimedia Solutions zu einer einheitlichen Plattform zusammengefügt und modernisiert. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeiter mit Informationen wie Landebahnsituation, Crew-Anweisungen, Verspätungsübersichten aller Flüge mit Grund und Dauer, Fälligkeiten für Trainings oder Lohnabrechnungen stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden können.
Ein Plan B war gefragt
iBase basiert auf dem Content-Management-System Drupal und versorgt das Bodenpersonal mit wesentlichen Informationen. FlyBase richtet sich an das Cockpit- und Kabinenpersonal. Das System basierte ursprünglich auf Sharepoint 2003, dessen Support Microsoft im September 2013 jedoch eingestellt hat. Lizenzen für die neue Sharepoint-Version wurden als zu kostenintensiv eingeschätzt. So benötigte Eurowings einen Plan B und musste sich zeitnah überlegen, wie die darin enthaltenen Informationen den Mitarbeitern künftig zur Verfügung gestellt werden können.
Auf der Suche nach kompetenten Partnern für dieses Projekt traf Eurowings auf T-Systems Multimedia Solutions. "Beim Auswahlprozess waren uns drei Aspekte besonders wichtig: Die neue Plattform sollte sich kontinuierlich weiterentwickeln, die Komplexität reduzieren und eine doppelte Datenpflege vermeiden lassen", sagt Thomas Muth, CIO bei Eurowings.
Der angestrebte Technologieansatz von T-Systems Multimedia Solutions und die Kostenkalkulation haben Eurowings überzeugt. Nach dem halbjährigen Auswahlprozess ging es Ende Oktober 2012 schließlich in die konkrete Planung und Umsetzung.
Mit dem Abschied von Sharepoint 2003 entschied man sich dafür, FlyBase in das Portal iBase zu integrieren. T-Systems Multimedia Solutions zeichnete für die Entwicklung der neuen Webmodule und Applikationen verantwortlich und leitete zudem die Integration von FlyBase in das Intranet iBase. Zu Beginn des Projekts wurden intensive Workshops mit allen Beteiligten durchgeführt, darunter mit den Administratoren der Datenbank und der SAP-Abteilung.
Bei der Integration von FlyBase in iBase stand T-Systems Multimedia Solutions vor der Herausforderung, zwei zuvor getrennte Benutzeroberflächen zu einer einheitlichen Plattform zusammenzuführen. Bei der Umsetzung wurde FlyBase mittels Java Framework in iBase realisiert und einzelne Anwendungen als Module in Drupal integriert. Danach wurde das neue System in einer Testumgebung geprüft und erst im Anschluss in die Produktivumgebung übernommen.
Heute bezieht sowohl das Kabinenund Cockpit- als auch das Bodenpersonal seine Informationen über eine einheitliche Oberfläche. Eine doppelte Datenpflege ist damit überflüssig. Mitarbeiter erhalten relevante Informationen über eine allgemein zugängliche Seite mit der Bezeichnung "Briefing" und eine personalisierte Seite (Personal Daily).
Zentrale Benutzerverwaltung
Die Nutzerverwaltung und Authentifizierung erfolgt via Active Directory. Das neue Intranet bietet ein sehr granulares Benutzerrechte- und Rollenkonzept, was eine zielgruppengenaue Zuweisung redaktioneller Inhalte ermöglicht. Die Daten lassen sich aber nicht nur über firmeninterne Rechner abrufen: Ein Web-VPN bietet viel Flexibilität, sodass Eurowings-Mitarbeiter zum Beispiel auch von zu Hause aus sicher auf Intranet-Informationen zugreifen können.
Die unter "Briefing" abrufbaren Daten sind speziell auf das Kabinen- und Cockpit-Personal abgestimmt. Sie umfassen unter anderem Berichte über den Zustand bestimmter Flugzeuge oder Landebahnen sowie Handbücher und geben sogar Informationen zu Crew-Mahlzeiten und Übernachtungsmöglichkeiten am Zielflughafen. Ferner ist es möglich, Auskünfte über Flugverspätungen zu erhalten. Diese Daten werden spätestens alle zehn Minuten aktualisiert und lassen sich bis zu sechs Monate zurückverfolgen.
Unter "Personal Daily" erhalten Anwender eine Fülle an personalisierten Informationen, darunter Angaben zum aktuellen und darauffolgenden Tag. Mitarbeiter erfahren, welche Flüge sie als Nächstes begleiten, erhalten Auskunft über An- und Abreisen, darüber, welche Kollegen den Flug begleiten, wie viele Passagiere an Board sind und welche Mahlzeiten gereicht werden. Ferner finden sie betriebliche Anweisungen und können ihre Urlaubstage oder eventuelle Fehlzeiten eintragen. Darauf basierend erstellt die zuständige Abteilung konkrete Einsatzpläne.
Ergebnis: Arbeitsentlastung und mehr Sicherheit
Eine besondere Funktion bietet das "Flight Safety Reporting". Über diese Seite haben Eurowings-Mitarbeiter die Möglichkeit, unter anderem Verbesserungsvorschläge zu tätigen, wie zum Beispiel Optimierungen beim Boarding-Prozess. Ferner ist es möglich, Berichte über die Flugsicherheit zu erstellen, zum Beispiel für den Fall eines defekten Sitzplatzes an Bord. Derartige Berichte lassen sich schnell und gegebenenfalls vertraulich an die zuständige Abteilung übermitteln.
Eine wesentliche Arbeitserleichterung ergibt sich durch die in das Portal integrierte Suchmaschine, die Dokumente nach bestimmten Inhalten durchsuchen kann. So lassen sich schnell und einfach Informationen in Handbüchern, Betriebsvereinbarungen, Formularen und Vorschriften recherchieren, wie zum Beispiel für das korrekte Verhalten zur Beantragung bei Dienstreisen.
Beim Live-Gang im September 2013 testete Eurowings das neue Portal bis ins Detail. Es gab keinerlei Probleme oder Störungen, was für ein derart großes Projekt ungewöhnlich ist. Gefragt nach ihrer Meinung zum neuen Intranet äußerten sich die Eurowings-Mitarbeiter im November 2013 durchwegs positiv, besonders was das Design und die Handhabung des Portals angeht. Heute greifen 800 Angestellte regelmäßig auf das in Deutsch und Englisch abrufbare Intranet zu, der Großteil davon gehört dem Kabinen- und Cockpit-Personal an.
Fazit
"Das neue Portal hat unsere Erwartungen und Wünsche vollkommen erfüllt", freut sich Muth. "Die Zufriedenheit unter den Anwendern ist deutlich gestiegen, wie die Mitarbeiterumfrage zeigte. Die Tatsache, dass keine doppelte Datenpflege mehr nötig ist, spart uns Zeit und Nerven."
Bestehende Funktionen wurden konsolidiert und verbessert. Die Folge: Das System läuft heute deutlich stabiler und lässt sich jederzeit weiterentwickeln. "Das weitere Vorgehen hängt von den Wünschen der jeweiligen Fachbereiche ab", erklärt Muth. "Doch durch das neue Intranet sind wir für die Zukunft bestens gerüstet und können es an andere Bedürfnisse jederzeit anpassen."
