IT-Administration
IT-Outsourcing bringt häufig Vorteile
Selbst machen oder auslagern? Mit dieser Frage beschäftigen sich viele Unternehmen. Schließlich gibt es gute Gründe, spezialisierte Dienstleister mit der Abwicklung einzelner Prozesse oder ganzer Firmenbereiche zu beauftragen. Ob sich Outsourcing tatsächlich lohnt, hängt nicht zuletzt davon ab, wie überzeugend die Argumente des Anbieters sind.
Unternehmen und einzelne Fachbereiche in Deutschland werden immer wieder vor die Herausforderung gestellt, die eigene Ablauforganisation auf Einsparpotenziale, Prozesseffizienz oder Ressourcenauslastung hin zu überprüfen. Die Entscheidung "Make or Buy" - zum Beispiel ob ein Prozess oder ein Unternehmensbereich wie die Lohnbuchhaltung, der technische Kundendienst oder die IT-Administration inhouse oder durch externe Dienstleister abgewickelt wird - ist oftmals komplex und von vielen Faktoren abhängig.
Dazu gehören Umfang und Regelmäßigkeit des Bedarfs, (Fix-) Kostenvergleich intern versus extern, Ressourcenausstattung, Kapitalbindung, eigener Flexibilisierungsgrad, Kapazitätsauslastung und Wertschöpfungsanteil. Waren Fremdbezugsentscheidungen früher vornehmlich auf die Fertigungsvorgänge beschränkt, erstrecken sie sich heute auf sämtliche direkten und indirekten Bereiche der betrieblichen Wertschöpfung.
(K)eine Frage des Standorts
Insbesondere in der IT-Administration greifen in Zeiten der Cloud, wachsender Komplexität der Anwendungslandschaft und des sich verschärfenden IT-Fachkräftemangels immer mehr Betriebe auf spezialisierte IT-Dienstleister zurück, die ihre Leistungen an dem tatsächlichen Bedarf, den Kundenanforderungen und der vorhandenen Infrastruktur ausrichten.
Dabei spielt es heute grundsätzlich für die Abwicklung der Administrations- und Wartungsabläufe keine Rolle mehr, ob die Systeme inhouse auf eigenen oder gemieteten Servern laufen oder im externen Rechenzentrum gehostet werden", weiß Hans-Jürgen Fockel, langjähriger Sourcing-Experte und Geschäftsführer des IT-Systemhauses LANOS im ostwestfälischen Schloss Holte-Stukenbrock.
Hochverfügbarkeit zum Festpreis
"Im Prinzip kann heute ad hoc jeder einzelne Prozess in der IT - von der Fernwartung und dem IT-Support bis zur kompletten Administration und dem Management der IT-Anlage - ausgelagert werden. Um einmal ein Beispiel zu nennen: So ist es heute möglich, dassder Betrieb lediglich die Räumlichkeiten für die IT zur Verfügung stellt", erläutert Fockel.
Die benötigte und stets aktualisierte Hardware kann dabei ohne jegliche Kapitalbindung gemietet werden. Je nach Anforderungen beziehungsweise den definierten Service Level Agreements (SLAs) werden die eigentlichen Administrationstätigkeiten wie etwa Pflege und Wartung von Hard- und Software, Einspielung von Programmupdates, Installationen und Konfigurationen, Monitoring und Systemüberwachung, Datensicherung oder Customizing der Systeme per Remote-Zugriff beziehungsweise Fernsteuerungsleitstand vom Dienstleister vorgenommen.
Über einen IT-Helpdesk können Anwender darüber hinaus betriebssystemoder anwendungsspezifischen Support zertifizierter und entsprechend geschulter Servicetechniker in Anspruch nehmen - zum Beispiel für individuelle Problemstellungen mit dem DATEV-Lösungsportfolio, dem Warenwirtschaftssystem, dem Office-Paket oder sonstigen Anwendungen.
"So behält das Unternehmen jederzeit die vollständige Kontrolle über die IT - die Verantwortung über die Betriebsbereitschaft der IT und Anwendungen aber liegt beim Dienstleister. Zudem behält der Betrieb die volle Kostenkontrolle, denn sämtliche Leistungen können unabhängig des tatsächlichen Supportbeziehungsweise Störungsaufkommens zu einem monatlichen Festpreis abgerechnet werden", ergänzt der Sourcing-Experte.
Vorteile des IT-Outsourcing überwiegen häufig
Der Vorteil des IT-Outsourcings liegen auf der Hand: Durch die Auslagerung von Teilen der internen IT-Infrastruktur an einen externen Dienstleister können Unternehmen nicht nur Kosten einsparen, die IT-Dienstleister bieten in der Regel eine deutlich bessere, bedarfsorientierte Skalierbarkeit anhand flexibel definierbarer SLAs und nicht zuletzt mehr Sicherheit und Hochverfügbarkeit.
Wachstumsorientierte Unternehmen profitieren vom IT-Outsourcing aufgrund sich dynamisch ändernder Bedarfe und Abläufe überproportional. Betriebswirtschaftliche Risiken, zum Beispiel durch Know-how-Verlust beim Mitarbeiterwechsel, Abhängigkeiten von einzelnen Personen, zeitaufwendigen Anwerbungs- und Einarbeitungsprozessen oder geschäftskritische Auswirkungen von Systemausfällen aufgrund mangelnder Disaster-Recovery-Konzepte, können damit ebenfalls wirksam vermieden werden.
Unternehmen erhöhen mit der Auslagerung der IT nicht nur die IT-Sicherheit und Systemverfügbarkeit bei gleichzeitiger Entlastung der eigenen Kapazitäten, sondern sind auch in der Lage, relevante Daten mit ihren Partnern, Kunden oder Lieferanten in der Cloud effizient und komfortabel zu teilen.
Die Konzentration auf strategische Kernkompetenzen erlaubt den Unternehmendarüber hinaus eine gesteigerte Innovationskraft und schnellere Innovationszyklen, um den Vorsprung vor dem Wettbewerb auszubauen, während Nebenleistungen kostenoptimal eingekauft und der bisweilen hohe Fixkostendruck oder kritische Kapazitätsauslastungsgrenzen nachhaltig reduziert werden.
Auf Branchen- und Prozess-Know-how achten
Damit das Outsourcing-Projekt für das Anwenderunternehmen über kurz oder lang aber nicht zum Reinfall wird, sollte bei der Auswahl des Outsourcing-Dienstleisters besonderes Augenmerk auf Erfahrungen und anwendungsspezifische Zertifizierungen gelegt werden.
"Unternehmen ziehen daher den Generalisten eher spezialisierte IT-Dienstleister vor, die sowohl Branche und Prozesse als auch deren spezifische Anforderungen gut kennen. Denn nur wer Systeme und Abläufe beherrscht, ist in der Lage, eine prozessorientierte, effektive und bedarfsgerechte IT-Infrastruktur zu konzeptionieren", gibt der LANOS-Geschäftsführer zu bedenken.
Für viele Unternehmen ist die Auslagerung der IT-Prozesse, die ja ein Stück weit den Kern der eigenen Betriebsbereitschaft und Geschäftstätigkeit bilden, nur dann zuverlässig umsetzbar und von strategischem Vorteil, wenn auch der externe IT-Spezialist die eingesetzten Systeme und Abläufe beim Kunden genauestens kennt. Entsprechende Zertifizierungen etwa für DATEV-Lösungen, die Microsoft-Produktfamilie oder für diverse ERP-, Warenwirtschafts- oder Rechnungswesen-Systeme sind dabei ein wichtiger Gradmesser, da diese regelmäßige Schulungen und fundiertes Produkt-Know-how erfordern.
"So ist der Dienstleister dann nicht nur in der Lage, das Hosting, die Überwachung,Administration und Systempflege effektiv zu gewährleisten, sondern sorgt bei Bedarf auch für gezielte Anwenderschulungen von kompetenten Technikern und Consultants mit kaufmännischem Hintergrund", so Fockels Fazit.
