IT-Praxis
Mobile Business M-Government
Mobile Geschäftsprozesse sind immer stärker auf dem Vormarsch. Doch wie steht es um die Integration mobiler Apps und Systeme in die Prozesse deutscher Behörden? "Mobil" klingt modern und ist gut fürs Image. Eine echte Mobilisierung kann aber auch die Servicequalität und Effizienz erhöhen und für Behörden ein beachtlicher Schritt in Richtung einer bürgernahen Verwaltung sein.
Noch ist die Zahl der im professionellen Umfeld eingesetzten Tablet- PCs überschaubar. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter damit ausstatten, scheinen einen gewissen Innovationsgeist zu vermitteln - und sich damit bei ihren Kunden einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Laut der Experton Group beschäftigt CIOs und Geschäftsführer das "mobile Enterprise" - neben Cloud Computing - derzeit in besonderem Maß. Das Analystenhaus warf Anfang des Jahres in seiner Untersuchung "Mobile Enterprise Vendor Benchmark 2013" einen genauen Blick auf Produkte wie Mobile Business Appstore sowie Software für Client-Virtualisierung und Mobile Device Management, die mittelständische wie große Unternehmen adressieren.
Schnelle Netze sowie geeignete Hard- und Software sind für nahezu jeden Einsatzzweck vorhanden. Gerade diese Vielfalt bereitet IT-Abteilungen in Unternehmen jedoch Kopfzerbrechen, denn die Komplexität der Geräteverwaltung steigt damit an. Im Detail ergeben sich zahlreiche Herausforderungen, zum Beispiel:
- Welche Plattform ist die richtige?
- Welche Geschäftsvorgänge sind überhaupt für die Bearbeitung mit Tablet und Smartphone geeignet?
- Und wie gestaltet man die Benutzeroberfläche?
Das Ob und Wie des Einsatzes mobiler Geräte und Business Apps wird zu einer strategischen Frage. Der Einschätzung von Experton zufolge konzentrieren sich IT-Verantwortliche nun hauptsächlich auf das Management der mobilen Infrastruktur und der darin vorhandenen Endgeräte, nachdem bis Mitte des vorigen Jahres noch die Geräteentwicklung selbst im Vordergrund stand.
Zunehmender Bedarf an Mobilität
Betriebssysteme wie Windows 8 und das brandneue 8.1 erlauben es, Geschäftsanwendungen sicher auf mobile Plattformen zu verlagern und nicht nur Unternehmen, sondern auch Behörden den Weg in die Mobilität zu ebnen. So können mobile Apps und Systeme in die Geschäftsprozesse integriert werden. Denn selbst wenn man in der öffentlichen Verwaltung in erster Linie an stationäres Arbeiten denkt, hat auch hier der Bedarf an Mobilität in vielen Bereichen zugenommen.
Längst geht es nicht mehr nur um das Ende papierbasierter Aktenberge. Insbesondere um wirtschaftlich arbeiten und Kosten reduzieren zu können, wird es immer wichtiger, dass sich E- Government - und als Bestandteil dessen auch mobiles E-Government, also M-Government - durchsetzt.
Im Juni dieses Jahres verabschiedete der Bundesrat das E-Government- Gesetz, dessen Ziel es ist, bundesrechtliche Hindernisse so abzubauen, dass die elektronische Kommunikation mit den Amtsstuben einfacher wird. Bund, Länder und Kommunen erhalten damit die Möglichkeit, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste zu erbringen.
Höhere Servicequalität
Davon profitieren Bürger und Verwaltungsmitarbeiter. Eine höhere Servicequalität dank mobiler Dienste ist nicht nur gut für das Image von Behörden. Vielmehr ist sie auch der konsequente Schritt hin zu einer modernen und zeitgemäßen Verwaltung, die sowohl auf die Bedürfnisse der Bürger als auch auf die Arbeitsanforderungen der Mitarbeiter eingeht.
Denn auch in der Verwaltung gibt es mehrere Bereiche, die mobiles Arbeiten erfordern. Hierzu zählen beispielsweise Betriebsprüfer oder Mitarbeiter der Gewerbeaufsicht, die Betriebe besuchen müssen.
Der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), der zum Geschäftsbereich des Ministeriums für Inneres und Kommunales gehört, arbeitet ähnlich wie ein Unternehmen - nach betriebswirtschaftlichen Kriterien. Als zentraler IT-Dienstleister entwickelt er IT-Lösungen für die Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen und unterstützt mit diesen die Geschäftsprozesse der Ressorts. Und Mobilität steht ganz weit oben auf der Agenda. Hier entstand die Idee einer mobilen E-Akte
Verwaltungsmitarbeiter wie Betriebsprüfer oder Mitarbeiter von Bau- und Liegenschaftsbetrieben müssen bei ihren Terminen außer Haus aktenrelevante Informationen zur Hand beziehungsweise abrufbar haben. Des Weiteren haben sie beispielsweise Notizen oder Fotos aufzunehmen, die wiederum in die jeweilige Akte einfließen müssen..
Elektronischer Aktenschrank zum Mitnehmen
Elektronisch lassen sich solche Vorgänge einfach in Form einer Tablet- Anwendung umsetzen. eAkte2Go heißt die Anwendung für mobile Endgeräte von Computacenter, die den Mitarbeitern der Landesverwaltung Nordrhein- Westfalen die Arbeit in Zukunft erleichtern soll. Gemeinsam konzipierten und starteten Computacenter und IT.NRW ein Pilotprojekt.
Ausschlaggebend für die Entwicklung einer neuen Architektur für E-Akten war das BMI Verwaltungsarbeitskonzept vor vier Jahren. Das reale Vorbild der eAkte2Go ist die Handakte - ein Teilauszug aus einer Akte, die man beispielweise zu Sitzungen mitnimmt. Die eAkte2Go wurde für die Anwendung unter iOS und Windows 8 entwickelt und erlaubt den Zugriff auf Inhalte eines zentralen Aktensystems.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist dabei quasi als elektronischer Aktenschrankvorgesehen. Dies funktioniert sowohl in Sitzungen als auch von unterwegs, sodass die Nutzung ortsunabhängig und jederzeit möglich ist. Die App besitzt einen Offline-Modus, sodass Anwender auch ohne eine Netzwerkverbindung mit den Informationen arbeiten können. Neue Versionen oder Dokumente können sie dann online nachladen.
Schlanke Benutzerführung
Die mobile App ist speziell für die Nutzung auf Tablets konzipiert und erweitert klassische Dokumentenmanagementsysteme in zweifacher Hinsicht. Zum einen können Funktionen kundenspezifisch auf die jeweiligen Geschäftsprozesse angepasst werden und zum anderen erfolgt der Zugriff auf unterschiedliche Repositories über einen standardisierten Zugriff via CMIS (Content Management Interoperability Service).
Aufgrund einer rollengerechten und ergonomisch gestalteten Benutzeroberfläche lässt sich die Anwendung intuitiv bedienen. Dies ist eine wichtige Voraussetzung, um die Akzeptanz der Nutzer sicherzustellen und sie auch wirklich in ihrem Arbeitsalltag abzuholen.
Die E-Akte in App-Form bietet sowohl Touch- als auch Gesten-Steuerung und ausgewählte Handakten mitsamt Inhalten können problemlos zur Verfügung gestellt werden. Der Nutzer hat die Möglichkeit, Dokumente mit nur einem Fingertippen zu öffnen und im PDF-Reader anzuzeigen.
Es hat sich gezeigt, dass der Erfolg einer mobilen App viel stärker von ihrem Design abhängt, als dies bei einer Desktopanwendung der Fall ist. Deshalb spielt das Oberflächendesign keine unerhebliche Rolle bei der Benutzerakzeptanz. Was auf Windows 8 oder iOS läuft, sollte nach dem jeweiligen System aussehen und dem Nutzer einen hohen Wiedererkennungswert bieten. Dies liegt vor allem daran, dass Touchscreens insgesamt weniger Platz beziehungsweise Arbeitsfläche bieten, die Schaltflächen aber größer ausfallen müssen als bei einer PC-Anwendung, um noch mit den Fingern bedienbar zu sein.
Einfache und sichere Integration
Zentral bei der Entwicklung der Lösung war, die Anwender nicht mit einer überladenen Applikation zu belasten, sondern für jede Rolle nur die jeweils notwendigen Funktionen zur Verfügung zu stellen und so eine schlanke Benutzerführung zu gewährleisten.
Will sich ein Sitzungsteilnehmer mit einer Vorlage auf einen Termin vorbereiten oder während einer Sitzung recherchieren, erlaubt die eAkte2Go bedarfsbezogen zusammengestellte Funktionalitäten von "Nur lesen" über "Lesen und kommentieren" und "Erstellen und editieren" bis hin zur "Verfügung".
Ganz anders als der Bedarf eines Sitzungsteilnehmers ist wiederum derjenige einer Führungskraft, die Geschäftsprozesse auch von unterwegs verfolgen und Aufgaben umsetzen möchte. Die Möglichkeit, Dokumente sowohl online als auch offline zu bearbeiten, spielt daher eine große Rolle und wird künftig noch an Bedeutung gewinnen.
Denn traditionell ortsgebundene Tätigkeiten werden immer öfter zu mobilen Arbeitssituationen, beispielsweise bei Ortsbegehungen, Projektbesprechungen oder Heimarbeitsplätzen. Für eine moderne und zeitgemäße Verwaltung ist die ständige Verfügbarkeit von Dokumenten und E-Akten deshalb kein "Niceto- have", sondern eine Grundvoraussetzung. Textauszüge können einfach an das Dokumentenmanagementsystem zurückgespielt und dort - auch automatisiert - weiter verarbeitet werden.
Neben der iOS-Version steht eine Windows-8-App zur Verfügung. Das Windows-Betriebssystem ermöglicht zudem eine problemlose Einbindung in die IT-Infrastruktur, die in Kombination mit einem Mobile-Device-Management- System angebunden werden kann. Dabei wird unter anderem berücksichtigt, ob eine E-Akte auch im Offline-Zustand auf einem Tablet-PC verbleiben darf oder nicht.
Zunahme mobiler Arbeitssituationen
Zusätzlich findet eine Policy-überwachte Nutzung mobiler Endgeräte inklusive Berechtigung und Fernlöschfunktion statt. Die Verschlüsselung der Dokumente sorgt für Sicherheit. Außerdem verbleiben diese in ihrem App-Container.
Besonders für Tablets, die derzeit viele andere Endgeräte verdrängen, entstehen im Moment abgesicherte, formale Prozesse und Regularien. Auch aufgrund dessen nimmt die Mobilität von Behördenmitarbeitern zu. Die ständige Verfügbarkeit von Dokumenten und E-Akten ist deshalb auf dem Weg hin zu einer effizienten Verwaltung kaum wegzudenken.
Die für IT.NRW entwickelte Akte2Go ist derzeit zwar noch ein Prototyp, aber ohne maßgebliche Einschränkungen nutzbar. Im Moment ist sie noch nicht für eine Verbreitung über die offiziellen Stores der Hersteller vorgesehen, kann aber organisationsintern bereits genutzt werden. Dafür sind je nach Zielplattform spezielle Lizenzen der Hersteller notwendig.
