MPS-Konzepte in der Marktübersicht

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13. Xerox

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Der Grund, warum sich Unternehmen unbedingt mit Managed Print Services auseinandersetzen sollten, ist ganz einfach. MPS bietet ein riesiges Sparpotenzial von bis zu 30 Prozent. 30 Prozent von was wird sich mancher jetzt fragen und das ist eine gute Frage.

Die Rede ist natürlich von den Druckkosten, aber die Krux mit den Kosten beim drucken ist, dass sie niemand so genau beziffern kann. Das liegt daran, dass es in vielen Unternehmen keine einheitlichen Richtlinien für Drucker gibt. So werden Abteilungsdrucker von der internen IT-Abteilung beschafft und eingerichtet.

Die IT ist dann auch zuständig für die Beschaffung des Verbrauchsmaterials. Arbeitsplatzdrucker, wie ihn Chefs (und alle anderen auch) gerne haben, werden oft über die Assistenz bestellt, was dann ebenfalls für die Verbrauchsmaterialen gilt. Und da, wo früher die Kopierer standen, stehen heute hochintegrierte und multifunktionale Outputsysteme.

Drucken vom Smartphone

Die sind oft über die gleichen Systemhäuser angemietet, die früher die Kopierer in die Firma stellten und hier ist der Einkauf als Abteilung zuständig. Diese unterschiedlichen Zuständigkeiten machen eine Erfassung der Druckkosten nicht nur schwierig, sondern unmöglich. Von einer kostenstellengenauen Zuordnung von Druckkosten ist man hier Lichtjahre entfernt.

Was machen MPS-Konzepte anders?

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung von MPS, ist ein ausführliches Audit in der Regel der erste Schritt. Der MPS-Anbieter kommt in das Unternehmen und erfasst sämtliche Drucker und Multifunktionssysteme idealerweise mit dem dazugehörigen, monatlichen Druckvolumen. Aufgrund dieser Daten wird der tatsächliche Bedarf an Output-Maschinen ermittelt.

Farblaserdrucker unter 1.000 Euro

Oft können ganze Geräteparks, die im Laufe der Jahre wild gewachsen sind, durch wenige, aber leistungsstarke Multifunktionssysteme ersetzt werden. Diese werden dann aber nicht gekauft, sondern vom Hersteller oder Fachhändler auf Basis eines Seitenpreises zur Verfügung gestellt, Wartung und Service sind je nach Vertrag inklusive. Dank des Seitenpreises weiß der Unternehmer jetzt auf den Cent genau, was ihn die gedruckte Seite kostet.

Jenseits des Geldes

Das monetäre Sparpotenzial ist die eine gute Seite von MPS, die Optimierung der Dokumenten-Prozesse ist die zweite und vielleicht sogar noch die wichtigere. Damit aber hier ein positiver Effekt eintritt, ist es unerlässlich, die Mitarbeiter von Anfang an mit in die MPS-Einführung einzubinden.

Mitarbeiterschulungen sorgen dafür, dass die vielen Features wie Scan-to- Network, Secure Printing etc. auch wirklich genutzt werden.