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IT-Strategien

Personalcontrolling-Tools

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Spezielle Lösungen für das Personalcontrolling helfen den Verantwortlichen dabei, im Human-Resources-Bereich besser zu planen.

Das Thema Personalcontrolling hat einen hohen Stellenwert in Unternehmen. Egal, ob Dienstleistungs- oder Produktionsbetrieb: Die Arbeitsleistung des Menschen stellt die wichtigste Ressource dar.

Die Rahmendaten in der Personalplanung haben sich jedoch – verursacht durch immer komplexer werdende Regularien und gesellschaftliche Veränderungen wie etwa befristete Arbeitsverträge – stark verändert und machen ein effektives Personalcontrolling unabdingbar. Human-Resources-Maßnahmen (HR) müssen innerhalb des von der Finanzplanung gesteckten Rahmens umgesetzt werden. Dabei müssen Zukunftsprognosen valide sein, um unternehmerisch erfolgreich zu bleiben. Auf herkömmlichem Wege ist der Zeitaufwand dafür meist entsprechend hoch und es kommt aufgrund fehlender Standards häufig zu Fehlkalkulationen.

Der Autor: Hanns-Dirk Brinkmann - Geschäftsführer der Software4You Planungssysteme GmbH
Der Autor: Hanns-Dirk Brinkmann - Geschäftsführer der Software4You Planungssysteme GmbH ©

Den Wandel organisieren

Ohne unternehmerischen Wandel gibt es keinen langfristigen Erfolg. Die Planung und Implementierung dieses Wandels stellt insbesondere das Personalwesen vor besondere Herausforderungen.

Reorganisation, Umgruppierungen, Neueinstellungen, das Ändern von Arbeitszeitregelungen oder Vergütungssystemen und viele weitere Parameter müssen hinsichtlich ihrer Auswirkungen exakt beurteilt werden, bevor die konkrete Umsetzung, also die Implementierung des Wandels, beginnen kann. Zeit steht jedoch nur sehr begrenzt zur Verfügung. Dementsprechend hoch muss der Anspruch an den Funktionsumfang einer eingesetzten Software-Lösung für die Personalkostenplanung sein.

Ob in einem kleinen Betrieb, im produzierenden Gewerbe oder bei einem Dienstleistungsunternehmen: Personalplanung per Hand birgt viele Fehlerquellen und wenig Spielraum für die Simulation unterschiedlicher Szenarien. Anforderungen wie das Erstellen von Ad-hoc-Auswertungen, das Durchführen von Simulationen und Berechnen von rollierenden Forecasts lassen sich mit herkömmlichen Werkzeugen wie Tabellenkalkulationsprogrammen nur schwer erfüllen.

Jenseits von Excel

Manuell geführte Kapazitäts- und Kostenplanungen, etwa auf Excel-Basis, gehören auf den Prüfstand: Mangelnde Flexibilität, Fehleranfälligkeit und ein hoher administrativer Aufwand sprechen dagegen, solche Modelle fortzuführen. Bei großem Datenvolumen und in Zeiten kurzfristiger Veränderungen stoßen tabellenbasierte Prozesse schnell an ihre Grenzen.

Aber auch der Einsatz klassischer Controlling-Systeme ist oft nicht zielführend, denn sie verfügen über keine spezifischen HR-Funktionen und arbeiten auf einer zu hohen Aggregationsebene.

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Entgelt-Abrechnungs- und Human-Capital-Management-Systeme (HCM) wiederum bieten keine anwenderorientierten Planungsfunktionen und sind dadurch zu unflexibel und zu kompliziert. Hier setzen spezielle IT-gestützte HR-Controlling-Systeme an – beispielsweise 4PLAN2012 HR aus dem Hause Software4You. Sie sichern ein hohes Qualitätsniveau von Daten und Planungen. 

Eine transparente Übersicht reduziert die Komplexität der Personalplanung.
Eine transparente Übersicht reduziert die Komplexität der Personalplanung. ©

Aufgaben und Maßnahmen

Um das Ziel einer vertrauenswürdigen Personalkostenplanung zu erreichen, schaffen es solche professionellen HR-Controlling-Systeme, Anwender auf Basis ihrer Verantwortung in die Planung einzubeziehen. Denn nur so lässt sich die Lücke zwischen der Entscheidungsebene (etwa Anzahl der Neueinstellungen oder Compensation-Pläne) und der Auswirkungsebene (etwa Köpfe und Vollzeit-Äquivalent, Entgelt oder Sozialversicherung) schließen.

Es ist Aufgabe des Topmanagers, Ziele vorzugeben, Rahmen festzulegen und das Erreichen der Ziele in der Hochrechnung, im Plan und im Ist zu verfolgen. Der HR-Controller pflegt die Rahmenbedingungen, erzeugt Vorschlagswerte, erstellt Berichte und Analysen und führt Simulationen durch. Der Planer wiederum hat die Vorgabe, Ziele durch konkrete Maßnahmen zu erreichen.

IT-Systeme können unterschiedliche Anwender optimal auf ihrer jeweiligen Handlungsebene unterstützen. Spezielle Personalplanungsfunktionen und leistungsfähige Berichts- und Analysefunktionen ermöglichen nicht nur eine verlässliche und genaue Personalkostenplanung, sondern darüber hinaus erhöhte Prozesssicherheit. Personalcontrolling-Software bildet die digitale Brücke zwischen Human Resources und Finanzen. Kosten werden transparenter und besser planbar und das Unternehmen wird in der gesamten Führung flexibler und damit wettbewerbsfähiger.

Umfassende Steuerungsmöglichkeiten

Qualifizierungsmerkmale einzelner Mitarbeiter, wie die Teilnahme an Fortbildungen, können Führungskräften mit Personalverantwortung helfen, ihre Mitarbeiter den Kompetenzen entsprechend einzusetzen. Insbesondere die Verknüpfung von aktuellen Daten mit Kosten, Kapazitäten und Kompetenzen bewerten Vorstände und Geschäftsführer als wichtige Entscheidungsgrundlage.

Personal-Controlling-Software erlaubt die einfache Planung von Stellen, Mitarbeitern, Ressourcen und Vakanzen. Dabei ist auch die Planung mit Varianten, Versionen und in beliebigen Zeithorizonten möglich. Änderungen von  Rahmenbedingungen wie Tarif- und Sozialversicherungsregeln werden ebenso berücksichtigt wie Auswirkungen von Leistungsänderungen, Versetzungen oder Ein- und Austritten.

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Für die Planung und Steuerung importiert ein solches Tool regelmäßig Daten aus dem Abrechnungssystem und generiert daraus automatisch eine Vorschlagsplanung. Die Vorschlagsplanung wird dann von den Verantwortlichen kontrolliert und fließt wieder in die Planung ein, sodass ein regelmäßiger Prozess aus Ist-Daten, Hochrechnung, Kontrolle und Planung entsteht. Aber auch die effiziente Planung von Kapazitäten, zum Beispiel unter Berücksichtigung von Teilzeitmodellen und Überstundenregelungen, findet bei Einsatz einer automatisierten Planungs-Software statt.

Oft scheitern IT-Projekte am Projektrisiko. Das Management scheut unkalkulierbare Kosten und lange Implementierungszeiten. Software-Anbieter begegnen diesen Einwänden mit vielen Jahren Projekterfahrung und Expertenwissen im Bereich HR-Controlling. Kurze Einführungszeiten und eine problemlose Integration in die vorhandene IT-Landschaft werden sichergestellt.

Exakte Prognosen der Personalkosten

Personal-Controlling-Software hilft Geschäftsführern und Personalern gleichermaßen, schnell Analysen durchzuführen und jederzeit handlungsfähig zu sein. Die Transparenz der Personalkosten und offenkundigen Stellschrauben steigt.

Ein Beispiel ergibt sich aus der Befristung von Arbeitsverträgen vor dem Hintergrund der letzten Urteile zu sogenannten Kettenverträgen. Wie ändern sich die Personalkosten, wenn aus allen befristeten Verträgen plötzlich unbefristete werden? Oder wenn es umgekehrt auf einmal ein Modell rechtlich möglich macht, Kettenverträge beizubehalten? Auswirkungen lassen sich dank der Software mit konkreten Zahlen belegen und daraus Entscheidungen ableiten.

IT-Lösungen passen sich den individuellen Anforderungen einzelner Unternehmen an. Entscheidungen im Unternehmensalltag wie etwa zu Wachstumsprognosen, neuen Geschäftszweigen oder Niederlassungen beruhen auf einer soliden Datenbasis und auf klaren Kennzahlen.

Bei Personalmaßnahmen, wie etwa einer Änderung des Arbeitszeitmodells, lassen sich zu erwartende Kosten und FTE fehlerfrei per Mausklick berechnen. Dank des großen Einsparpotenzials bei der Bearbeitungszeit für die Personalkostenplanung und einer hohen Effizienz wird der Return on Investment kurzfristig erreicht.

IT-gestützte Personalkostenplanung leistet einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Unternehmensführung. Die operativen Vorteile Effizienz, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit überwiegen in allen betroffenen Abteilungen. Eine entsprechende Software-Lösung ist aus der heutigen Personalkostenplanung und dem Personalcontrolling nicht mehr wegzudenken.

 
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