So drucken Unternehmen

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Obwohl Jahr für Jahr weltweit Millionen von Druckern, Multifunktions? und Faxgeräten verkauft werden, weiß man recht wenig darüber, wie diese Druckgeräte im Unternehmen oder zu Hause genutzt werden. Was drucken die Anwender besonders häufig und wie? Welche Funktionen werden häufig genutzt, welche nicht? Was ist IT?Managern bei der Druck-Infrastruktur besonders wichtig? Wie werden Druckgeräte in der Regel beschafft? Diese Fragen soll die Printerumfrage12 beantworten.

Das Wissen über die Druckgerätenutzung basiert überwiegend auf indirekten Informationsquellen: auf Verkaufszahlen und Einzelerfahrungen. Die Printerumfrage12 ergänzt diese Informationen um fundierte Studienergebnisse - ermittelt aus den Angaben von fast 8.700 Nutzern, IT?Managern und Einkäufern von Druckgeräten.

Die Umfrage informiert IT?Entscheider objektiv über die durchschnittliche Druck-Infrastruktur, Beschaffungstrends und ganz allgemein über die Gerätenutzung im deutschsprachigen Raum. Diese Informationen können IT?Verantwortliche, Administratoren und Einkäufer nutzen, um die eigene Druck-Infrastruktur zu optimieren.

Die Printerumfrage 2012

Die Printerumfrage findet bereits zum vierten Mal in Folge statt. Während die Printerumfrage08 (Durchführungszeitraum: 2008/2009) auf grundlegende Fragestellungen zur Nutzung von Druckgeräten fokussiert war, befasste sich die Printerumfrage10 (Durchführungszeitraum: 2009/2010) mit den Themen Zuverlässigkeit der Druckgeräte und Zufriedenheit der Druckgerätenutzer.

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Bei der Printerumfrage11 (Durchführungszeitraum: 2010/2011) standen vor allem Themen wie Managed Print Services, De?Mail und die unterschiedlichen Anforderungen der Nutzergruppen Einkäufer, Händler und IT?Mitarbeiter im Vordergrund.

Bei der Printerumfrage12 (Durchführungszeitraum 2011/2012) wurden erstmals Teilnehmer aus vergangenen Printerumfragen angeschrieben, um ihre Anwender?Erlebnisse erneut statistisch zu erfassen - und so Trends herauszuarbeiten. An der Printerumfrage12 nahmen insgesamt 8698 Personen aus dem deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich und der Schweiz) teil.

Die Druckerwelt verändert sich

Viele Marktbeobachter stellen sich die Frage, ob sich Trends im Druckermarkt gegenüber den Vorjahren ablesen lassen -vor allem in Bezug auf die Gerätenutzung und die Verbreitung der Druck-Hardware. Tatsächlich lassen sich diese Trends erkennen.

Wenn man die Ergebnisse von 2010 mit denen von 2012 vergleicht, lässt sich im Hinblick auf die Nutzung von DIN-A3?Geräten ein leichter Aufwärtstrend feststellen - quer durch alle Unternehmensgrößen. Das liegt daran, dass DIN-A3?Drucker in Unternehmen nach wie vor beliebte Austauschkandidaten bei einer Gerätekonsolidierung und die Preisunterschiede gegenüber DIN-A4?Geräten - auch aufgrund neuer Geräteklassen im Tintenbereich - nicht mehr so signifikant sind wie noch vor einigen Jahren.

Der Vergleich zwischen der Printerumfrage10 und der Printerumfrage12 zeigt: Farbdrucker werden in Unternehmen beliebter - und das über alle Unternehmensgrößen hinweg. 58 Prozent der befragten Selbstständigen gaben 2010 an, dass Tintenstrahldruck ihre meistgenutzte Drucktechnologie ist. 2012 sind es sogar 63 Prozent. Ein ähnlicher Trend zeichnet sich bei den Farblasern ab, unabhängig von der Unternehmensgröße. 2010 gaben elf Prozent an, dass sie am häufigsten Farblaser benutzen, 2012 sind es 14 Prozent.

Der Anteil an Tintenstrahlern und Farblasern in Unternehmen aller Größen wächst zulasten der Schwarzweiß?Laser. In großen Unternehmen ist der Zuwachs von Farblasern jedoch am deutlichsten erkennbar: Vor zwei Jahren gaben noch 57 Prozent der Befragten in Großunternehmen (ab 1001 Mitarbeiter) an, dass sie beruflich hauptsächlich Schwarzweiß?Laser nutzen. Im Jahr 2012 sind es nur noch knapp 50 Prozent. Die Zahl der Farblaser?Nutzer stieg im gleichen Zeitraum von 26 auf 35 Prozent. Farbgeräte liegen somit trotz der Sparzwänge in vielen Unternehmen im Trend.

Test: Die besten Farblaserdrucker

Auf der anderen Seite ist das Einschränken von Farbdrucken auch in diesem Jahr die beliebteste Sparmaßnahme innerhalb der Unternehmen. So nimmt zwar die Anzahl der Farblaser in Unternehmen zu, kostenbewusste Unternehmen wirken aber dem Farbdruck gleichzeitig aktiv entgegen.

Was Sparmaßnahmen im Bereich des Drucks angeht, haben sich die Ergebnisse gegenüber der Printerumfrage10 kaum verändert: Je größer ein Unternehmen ist, desto eher führt es eine Konsolidierung durch. Dabei werden heterogene Landschaften, die durch eine Vielzahl von Anbietern und Modellen geprägt sind, durch homogene Landschaften ersetzt -es wird nunmehr nur ein Hardware?Hersteller eingesetzt.

Die Reduzierung der Geräte ist eine der grundlegenden Sparmaßnahmen. Je größer das Unternehmen ist, desto intensiver wird die Anzahl der Tintenstrahler verringert. Ebenfalls beliebt: Die Möglichkeit, farbig zu drucken, wird stark eingeschränkt. Allerdings scheint sich dieser Trend etwas gemildert zu haben: Vor zwei Jahren bestätigten noch rund 45 Prozent der Anwender in Großunternehmen (mehr als 250 Mitarbeiter) diese Drucksparmaßnahme, in der aktuellen Umfrage sind es nur noch 38 Prozent.

Standardmäßiger Duplexdruck - das beidseitige Bedrucken von Papier - ist wie vor zwei Jahren keine Selbstverständlichkeit: Lediglich rund 30 Prozent aller Befragten (zwei bis mehr als 1000 Mitarbeiter) gaben an, dass diese Drucksparmaßnahme in ihrem Unternehmen gängig ist.

Wie vor zwei Jahren sind die Versäumnisse der Unternehmen im Bereich der Schulung zu beklagen: Nur knapp drei Prozent aller Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen sie regelmäßig über die Möglichkeiten von Multifunktionsgeräten schult. Auch klären die Unternehmen ihre Mitarbeiter noch zu selten über die Druckkosten auf.

Test: WLAN-Multifunktionsgeräte

In der Printerumfrage12 wurde erstmals gefragt, ob sich Mitarbeiter per Chip? oder Ausweiskarte am Druckgerät anmelden müssen. Dies scheint insbesondere in kleineren Unternehmen noch nicht die Regel zu sein. Je größer das Unternehmen jedoch ist, desto weiter verbreitet sind diese Authentifizierungsmaßnahmen - allerdings nutzen auch in Großunternehmen mit 1001 oder mehr Mitarbeitern nur zehn Prozent der Befragten Chip? oder Ausweiskarten.

Daraus lässt sich ableiten, dass Komfortfunktionen wie Pull?Printing oder auch das sichere Drucken in Unternehmen noch die Ausnahmen sind. Vor allem in diesem Bereich gibt es für Händler und Hersteller noch viel zu tun, um die Drucklandschaften dem aktuellen Stand der Technik anzupassen.

Bei all den Sparmaßnahmen ist auch interessant, ob sich die Mitarbeiter durch Konsolidierungs? und Sparmaßnahmen in ihrer Produktivität eingeschränkt fühlen. Das überraschende Ergebnis: Im Schnitt bejahten dies nur zwei Prozent aller Befragten.

MPS und die Realität

Managed Print Services (MPS) ist das Schlagwort schlechthin in der Druck- und Dokumenten?Branche. Im Rahmen von MPS werden die Dienstleistungen, die zum Betrieb einer eigenen Druckgeräte?Flotte im Unternehmen benötigt werden, an einen Drittanbieter abgegeben. Dieser "managt" dann die "Services" im Bereich "Print".

Das kann so weit gehen, dass Unternehmen als Auftraggeber den Service "Druck im Büro" von einem Service?Provider einkaufen. Dieser stellt die komplette Infrastruktur von der Hardware über die Verbrauchsmaterialversorgung bis zur Software? und Server?Struktur zur Verfügung.

Allerdings zeigt die Printerumfrage12, dass die Druck-Infrastrukturen zum größten Teil noch im manuellen Handbetrieb laufen. In der Regel sind die Büroangestellten dafür verantwortlich, dass die Druck-Infrastruktur funktioniert. Sie sind Druckerverwalter, Nachfüller und Selbstversorger. Managed Print Services sind demnach in den Medien zwar sehr präsent - in der Unternehmenswelt aber immer noch die Ausnahme.

Die Kennzeichen einer MPS?Infrastruktur wie beispielsweise "automatische Toner-Bestellung" sind daher eine Seltenheit. Das zeigen auch die internen Beschaffungswege der Anwender in Unternehmen: Ab einer Firmengröße von elf Mitarbeitern gehen 38 Prozent der Angestellten vorzugsweise in ein spezielles Lager, um dort Toner und Tinte zu besorgen. 18 Prozent gaben sogar an, dass sie selbstständig Tinte oder Toner einkaufen. Somit ist die Verbrauchsmaterialbeschaffung in diesen Unternehmen dezentral organisiert - effizient ist das nicht.

Meldet ein Druckgerät, dass es Toner oder Tinte braucht, verlassen sich selbst Unternehmen mit bis zu 1000 Mitarbeitern darauf, dass diese die Verbrauchsmaterialien selbstständig beschaffen. Erst in Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern wird überwiegend (28 Prozent) eine für die Büromaterialien zuständige Person benachrichtigt. Jedoch holen sich auch in Unternehmen dieser Größe 27 Prozent der Befragten in der Regel die nötigen Verbrauchsmaterialien aus dem Lager.

Eine automatische Bestellung von Tinte und Toner nutzen in Unternehmen mit maximal 50 Mitarbeitern lediglich drei Prozent der Befragten, in großen Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern sind es bereits 14 Prozent. Ins Gerät eingesetzt werden Tinte und Toner in diesen Unternehmen jedoch nach wie vor zum Großteil von Mitarbeitern (56 Prozent). Dienstleister für diese Tätigkeit gibt es lediglich in zwölf Prozent der Großunternehmen, in sechs Prozent der mittelständischen Betriebe (201 bis 1000 Angestellte) und fast gar nicht in kleinen Unternehmen.

Bei der Papierversorgung sieht es erwartungsgemäß noch drastischer aus. Papier wird von fast allen Mitarbeitern selbst nachgelegt (im Schnitt 92 Prozent).

Dies liegt zum Teil auch daran, dass sich das Papier in mehr als der Hälfte der Fälle (62 Prozent) direkt am Druckgerät befindet. Der IT?Support spielt für die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien in allen Unternehmensgrößen eine untergeordnete Rolle. In der Praxis bleibt es also tatsächlich den Mitarbeitern überlassen, dass gedruckt werden kann. Oder anders ausgedrückt: In den Bereichen der Managed Print Services und der automatischen Toner-Versorgung gibt es erheblichen Bedarf. Die Ergebnisse illustrieren, dass zwischen Marketing und Praxis eine große Lücke klafft.

Druck-Infrastrukturen sind alles andere als voll automatisiert. Ohne das tägliche Nachlegen von Papier und das Beschaffen und Einlegen von Toner bzw. Tinte durch Büromitarbeiter würden die Drucker und Multifunktionsgeräte stillstehen. Das Einsetzen der eigenen Mitarbeiter hat vor allem pragmatische Gründe: Die vollautomatische Toner-Versorgung durch Service?Dienstleister ist zwar praktisch, aber teuer. Vermeintlich preiswerter ist es, die eigenen Angestellten für diese Tätigkeiten zu nutzen. Dies allerdings läuft meist völlig ungeregelt und ohne klare Zuständigkeiten ab.

Eine automatische Überwachung, die bei Unterschreiten eines festgelegten Toner-Füllstands automatisch eine Bestellung oder Nachricht auslöst, durch die der Toner ans Gerät geliefert wird, sollte sich jedes Unternehmen leisten. Bei der Papierversorgung dagegen gibt es keine praktikable Lösung:

Aufgrund des hohen Gewichts und Volumens ist eine automatische Anlieferung ans Gerät durch Service?Dienstleister teuer, das regelmäßige Einlegen des Papiers durch Drittanbieter würde jede Budget-Planung sprengen. Dies wäre zwar machbar, beispielsweise durch das Facility?Management, wird aber wohl auch in Zukunft Aufgabe der Mitarbeiter bleiben.

Zufriedenheit am Arbeitsplatz

Bei der Printerumfrage12 stand neben der Druck-Infrastruktur auch die Büroumgebung im Fokus. Abgefragt wurden die Büroausstattung, die allgemeine Beschaffenheit des Arbeitsplatzes und die Ausstattung im Bereich Drucker und Multifunktionsgeräte. Zunächst wurde evaluiert, wo die Befragten arbeiten: 72 Prozent der Teilnehmer im Büro ihres Arbeitgebers, davon etwa zwölf Prozent teilweise auch zu Hause. Die übrigen Befragten sind im heimischen Arbeitszimmer (Home Office), in Verkaufsräumen, in der Werkstatt und im Fahrzeug tätig.

Von den Teilnehmern, die im Büro ihres Arbeitgebers arbeiten, sitzen zwölf Prozent in Großraumbüros, die bei deutschsprachigen Arbeitnehmern eher unbeliebt sind. 71 Prozent der Großraum?Arbeiter wünschen sich Büros mit weniger Kollegen, die meisten (42 Prozent) empfinden Büros mit zwei bis vier Mitarbeitern als ideal.

Insgesamt sind die Teilnehmer der Printerumfrage12 mit ihrer Arbeitsplatz-Einrichtung (Ausstattung/Büroraum/Raumaufteilung) überwiegend zufrieden (86 Prozent). Die positive Bewertung des Arbeitsumfeldes ist dabei in allen Unternehmensgrößen zu finden. Bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen bis zehn Mitarbeitern ist die Zufriedenheit am größten.

Ein ähnliches Bild ergibt sich, wenn direkt nach der Ausstattung mit Druckgeräten am Arbeitsplatz gefragt wird: 94 Prozent sind zufrieden. Von den Befragten, die unzufrieden mit ihrer Ausstattung sind, beklagten viele, dass die Geräte zu alt, zu langsam sind oder dass zu wenige Geräte vorhanden sind.

Der überwiegende Teil der Home-Office?Nutzer druckt laut eigener Aussage mehrmals pro Woche (72 Prozent). Nur zwei Prozent drucken so gut wie nie geschäftlich am Heimarbeitsplatz. Die Zahlen überraschen vor dem Hintergrund, dass nur 35 Prozent der Befragten von ihrem Unternehmen einen Drucker für zu Hause zur Verfügung gestellt bekamen. Hier herrscht Nachholbedarf: Die Heimarbeitsplätze sollten in die Druck-Infrastruktur des Unternehmens integriert werden.

Mobiles Drucken

Derzeit steht die IT vor der Herausforderung, dass Mitarbeiter zunehmend mobiler werden und ihre Mobile Devices (wie Smartphones, Tablet-PCs und E?Reader) als wichtiges Arbeitsmittel nutzen. Damit entsteht die Erwartungshaltung, dass Mitarbeiter ortsunabhängig Druckjobs senden und am nächstgelegenen Ausgabegerät abholen können.

Die Printerumfrage12 beleuchtet, wie weit das sogenannte "Mobile Printing" bisher verbreitet ist und ob durchschnittliche Anwender diesen Service überhaupt benötigen. 83 Prozent der Befragten verneinten die Frage, ob sie beruflich unterwegs drucken müssen. Immerhin neun Prozent würden gerne von unterwegs drucken, und vier Prozent nutzen sogar einen mobilen Drucker unterwegs.

Ratgeber: So drucken Sie über ein Netzwerk

Die Teilnehmer der Printerumfrage12 wurden auch gefragt, ob sie von ihrem Smartphone, sofern vorhanden, geschäftliche Dokumente drucken. Nur knapp 26 Prozent gaben an, dass sie kein Smartphone besitzen. 60 Prozent der Befragten antworteten, dass sie zwar ein Smartphone besitzen, aber kein Bedürfnis haben, es für geschäftliches Drucken zu nutzen. Elf Prozent würden gerne über das Smartphone drucken, können es aber nicht, und drei Prozent drucken mindestens mehrmals im Monat von ihrem Handy.

Die Zahlen belegen, dass der Bedarf besteht, sowohl von unterwegs als auch vom Mobile Device zu drucken. Während mobile Drucker immer ein Nischenthema sein werden, könnte eine Druckfunktion für Smartphones künftig zur Standard?Business?Anwendung werden. Der Druck vom Mobile Device ist technisch bereits möglich, steht bei der IT bis dato allerdings nicht oben auf der Liste.

Der Kampf der Geschlechter

Spätestens seit die größte Flächenmarktkette in Deutschland eine "Frauenecke" eingerichtet hat, in der rosa Laptops und Lockenwickler zum Themengebiet "Frau" zusammengefasst sind, ist die Gender?Diskussion im IT?Resale voll entbrannt. Kaufen und nutzen Frauen IT anders als Männer? Dieser Frage ist die Printerumfrage12 zumindest für den Bereich Drucken nachgegangen.

Bei näherer Analyse hat sich ergeben: Frauen kaufen anders ein, haben aber ein ganz ähnliches Druckverhalten wie Männer. Beide Geschlechter drucken am häufigsten zu Hause ihre selbst erstellten Textdokumente (Frauen: 92 Prozent, Männer: 96 Prozent) und am seltensten Artikel aus Nachrichtenseiten (beide 32 Prozent). Gravierende Unterschiede gibt es nur im Bereich der Routenplaner: Hier gaben 70 Prozent der Frauen an, dass sie Wegbeschreibungen ausdrucken, hingegen nur 61 Prozent der Männer.

Bei den Kaufgewohnheiten gibt es leichte Unterschiede. Männer beziehen Tinte/Toner häufiger (69 Prozent) über den Versandhandel als Frauen (56 Prozent). Generell tendieren Frauen beim Beschaffen von Druckern eher zu offline, sie kaufen ihre Drucker?Hardware am liebsten im Flächenmarkt (42 Prozent). Männer sparen sich den Weg und legen ihren Drucker lieber online in den Einkaufskorb (44 Prozent).

Beim Papierkauf bevorzugen beide Geschlechter den Gang zum Lebensmittelmarkt (Männer: 30 Prozent, Frauen: 36 Prozent). Die zweitbeliebteste Quelle für Papier ist Geschlechter übergreifend der Computer?Fachmarkt. Männer kaufen ihr Fotopapier am liebsten per Versandhandel (35 Prozent), bei Frauen liegt der Versandhandel mit 26 Prozent nur ein Prozent vor dem Lebensmittelhandel (25 Prozent).

Bei den Kaufkriterien gibt es zwischen Mann und Frau laut Printerumfrage12 so gut wie keine Unterschiede: Beide halten die Druckqualität für die wichtigste Eigenschaft eines Geräts, geringe Druckkosten für die zweitwichtigste. Der Funktionsumfang steht an dritter Stelle, knapp gefolgt vom Kaufpreis. Das Design des Druckgeräts spielt so gut wie keine Rolle.

Weitere interessante Ergebnisse der Printerumfrage12

• Laser haben es zu Hause schwer: Die Tintenstrahl-Technologie ist immer noch mit Abstand die beliebteste Drucktechnologie (76 Prozent), gefolgt von Schwarzweiß?Lasern.
• Die Kampagne der Deutschen Post hinterlässt Spuren: 80 Prozent kennen laut eigener Aussage den Begriff "E?Postbrief" und nur 42 Prozent den Begriff "De?Mail".
• Einen Achtungserfolg konnte der elektronische Papierersatz verbuchen: Zehn Prozent der Befragten lesen Bücher vorzugsweise per E?Book?Reader und Tablet?Computer.