Telefonie in Unternehmen
Telefonanlagen - Kaufberatung und Marktübersicht
Wir zeigen, worauf Sie beim Kauf einer Telefonanlagen achten müssen und stellen die wichtigsten TK-Anlagen von AVM, Gigaset, Auerswald oder der Telekom vor.
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Sobald mehr als zwei Leute zusammenarbeiten, zählt eine Telefonanlage zum Standard. Das gilt für Bürogemeinschaften und unter Umständen sogar für einzelkämpfende Freiberufler genauso wie für größere Firmen. In dieser Marktübersicht konzentrieren wir uns auf kleine und kleinste Unternehmen, was in der Welt der TK-Anlagen typischerweise bedeutet: bis zu acht Nebenstellen.
In der folgenden Galerie stellen wir Ihnen die wichtigsten Telefonalagen von Aastra, Agfeo, Auerswald, AVM, Gigaset, Lancom, Samsung, Teldat, Telegärtner, Telekom und Tiptel vor. Darunter verraten wir, worauf Sie beim Kauf achten müssen.
Kapazität realistisch planen
Damit sind wir auch schon beim ersten wichtigen Punkt, den Käufer von Telefonanlagen bedenken sollten: Planen Sie die Kapazität der Anlage so, dass sie Zuwachs ohne größere Probleme verkraften kann. Vorausgesetzt, die Geschäfte laufen gut - wollen Sie dann in den nächsten Jahren weitere Mitarbeiter einstellen? Und brauchen Sie dann eventuell außer mehr internen Nebenstellen auch mehr externe Leitungen, über die gleichzeitig telefoniert werden kann?
Am besten für derartigen Zuwachs gerüstet sind modulare Anlagen, bei denen interne wie externe Leitungen durch nachgekaufte Steckkarten und/oder Software-Updates erweitert werden können.
Zweite wichtige Frage bei der Planung: Mit welcher Netzanbindung telefonieren Sie heute, mit welcher eventuell in einigen Jahren? Gerade im Geschäftsbereich ist das digitale Telefonnetz ISDN nach wie vor populär - zu Recht, denn es bietet bewährte Technik mit stabiler Verbindungsqualität.
Dennoch geht der Trend weg von den konventionellen digitalen (und auch analogen) Festnetzanschlüssen und hin zur IP-Telefonie. Die auf diese Weise erzielbare Sprachqualität wird genauso wie die Verbindungsstabilität immer besser, sodass der mögliche Spareffekt mit der internetbasierten Telefontechnik zu einem zunehmend stärkeren Argument wird.
Gerade Unternehmen sollten das nicht unterschätzen: Zehn oder 20 Telefonate via IP über Breitband-Internet zu führen ist erheblich günstiger als der dafür sonst erforderliche ISDN-Primärmultiplexanschluss (in TK-Anlagen auch "S2M-Bus" genannt, bei der Telekom ab 260,76 Euro pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer). Auch dafür sollte eine flexible TK-Anlage gerüstet sein, indem sie VoIP-Funktionen oder -Module unterstützt.
Für den eher kleinen Bedarf gilt: Eine konventionelle Analogleitung ermöglicht eine Verbindung, eine ISDN-Leitung zwei. Der digitale Basisanschluss mit zwei Nutzkanälen (von der Telekom als "Universalanschluss" vermarktet, ab 21,81 Euro pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer) ist gerade für Kleinstunternehmen nach wie vor eine gute Wahl. Wer mehr Außenleitungen braucht, kann mehrere externe Analogleitungen oder ISDN-S0-Anschlüsse kombinieren.
Diese Option muss die TK-Anlage allerdings auch unterstützen. Realisiert wird dies entweder über variable Kanäle, die sich wahlweise für internen oder externen Gebrauch konfigurieren lassen ("variabler S0-Bus"), oder über nachträglich einsteckbare Module. Als "S0-Bus" bezeichnet man eine digitale ISDN-Anschlussleitung, an die sich bis zu acht Geräte anschließen lassen und über die man maximal zwei parallele Verbindungen nutzen kann.
Bei aller Zukunftssicherheit und Flexibilität gilt es aber auch, einen Overkill zu vermeiden. Ein Drei-Mann-Start-up sollte sein Kapital besser für näher an seinem Geschäftsmodell angesiedelte Dinge ausgeben als für eine für zig Nebenstellen ausgelegte, IP-taugliche Super-Telefonanlage - die Hoffnung auf baldiges Wachstum ist ja erst einmal nur eine Hoffnung. Dann reicht vielleicht doch eine Anlage der 200-Euro-Klasse, die man bei einsetzendem Erfolg gegen eine größere tauschen kann.
Flexible Lösungen für ISDN und VoIP
Natürlich gibt es auch in der Telekommunikation Grautöne - also Lösungen zwischen dem reinen ISDN-Anschluss und der All-IP-Anbindung. Wie für größere Privathaushalte kann es auch für kleinere Unternehmen sinnvoll sein, für die Telefonie-Grundversorgung auf einen ISDN-Basisanschluss zu setzen, Bedarfsspitzen aber mit VoIP-Kanälen abzufedern. Viele kleinere TK-Anlagen sind für genau diese Konfiguration ausgelegt, und sogar VoIP-taugliche DSL-Router wie die populären Fritzboxen von AVM bieten diese Möglichkeit.
Wer in diese Richtung plant, sollte allerdings auch darauf achten, dass die Kapazität der Internetanbindung seines Unternehmens fürs Telefonieren per VoIP ausreicht. Dabei kommt es außer auf den Downlink auch auf den meist deutlich langsameren Uplink an.
Eine DSL-16 000-Leitung mit 16 Mbit/s im Down- und zumindest 1 Mbit/s im Uplink unterstützt neben dem normalen Surfen und E-Mail-Verkehr zwei bis vier VoIP-Telefonate in guter Qualität. Als Faustregel können Sie einen Bandbreitenbedarf von etwa 100 kbit/s pro Gespräch kalkulieren.
Glücklich ist, wer einen VDSL-Anschlusses mit 25 oder 50 Mbit/s im Downlink und 5 oder 10 Mbit/s im Uplink besitzt, denn das sind die Voraussetzungen für ein Vielfaches dieser VoIP-Kapazität. Wie viel genau, hängt allerdings auch von der Hardware ab.
Der DSL-Router und die Switches für die Gebäudeverkabelung sollten VoIP-tauglich sein und sogenannte Quality-of-Service- (QoS) beziehungsweise Traffic-Shaping-Funktionen mitbringen. Im Wesentlichen heißt das, dass die Router und Switches dann den Paketen mit Sprachdaten Priorität in dem riesigen IP-Datenstrom einräumen.
Interne Anschlussvarianten
Aber auch - oder sogar gerade - wenn Sie für den Betrieb Ihrer Telefone an den internen Nebenstellen noch nicht auf modernste IP-Technik setzen, verdient die interne Anschlussbestückung Ihrer TK-Anlage besondere Beachtung.
Die grundsätzliche Frage dabei ist, ob die Nebenstellenapparate an analoge TAE-Buchsen oder aber über einen ISDN-Bus angeschlossen werden. Der analoge Anschluss macht Sie etwas unabhängiger bei der Geräteauswahl, erfordert jedoch eine aufwendigere Verkabelung: Zu jedem Nebenstellenarbeitsplatz muss eine Kupferdoppelader gelegt werden. ISDN-Endgeräte nutzen auch für die interne Verkabelung die erwähnte ISDN-Standardschnittstelle S0-Bus.
Deshalb gelten auch für den internen Anschluss dessen technische Einschränkungen: Pro S0-Bus lassen sich bis zu acht Endgeräte anschließen, von denen jeweils zwei gleichzeitig für Telefongespräche dienen können.
Reicht diese Kapazität nicht aus, müssen mehrere S0-Busse verlegt und die internen Endgeräte darauf aufgeteilt werden. Auch hier hilft im Zweifel ein variabler S0-Bus,der für den internen oder den externen Betrieb konfiguriert werden kann.
Denken Sie aber an die benötigte Gesamtkapazität - die Zahl variabler Module ist bei praktisch allen TK-Anlagen begrenzt, sodass sowohl bei der internen als auch bei der externen Kanalzahl Engpässe auftreten können.
PC und TK-Anlage kooperieren
Gerade VoIP-taugliche Telefonanlagen übernehmen die Funktion eines Routers häufig gleich mit. Das heißt, dass sie nicht nur für die VoIP-Anbindung sorgen, sondern auch die PCs mit dem Internet verbinden.
Hier ist bei der Planung darauf zu achten, ob diese Router-Funktion gewünscht ist oder ob Sie dafür lieber auf ein separates Gerät setzen wollen, das möglicherweise bereits in Ihrem Setup vorhanden ist.
Nicht alle VoIP-TK-Anlagen sind in der Lage, ihre Tätigkeiten auch hinter einem vorgeschalteten Router zu verrichten. Allerdings ist es in höchstem Maße sinnvoll, dass sich TK-Anlagen über einen Computer ansprechen und auch bedienen lassen. Zumindest per USB-Buchse oder idealerweise über das Netzwerk sollte diese Funktion unterstützt werden.
Warum? Weil sich dann die nicht ganz unkomplizierten Grundeinstellungen wie MSN (externe ISDN-Rufnummern), interne Durchwahlen und Berechtigungen sowie die für den VoIP-Betrieb erforderlichen "SIP-Konten" komfortabel am Bildschirm des PC eintragen lassen.
Moderne Systeme stellen dazu eine Weboberfläche bereit, die Sie einfach über den Browser an Ihrem Computer aufrufen können, andere setzen auf spezielle Konfigurationsprogramme. Diese stehen allerdings mit wenigen Ausnahmen nur für das Betriebssystem Windows zur Verfügung, was Mac-User vor gewisse Probleme stellt.
Basisfunktionen können alle
Die eigentlichen Vermittlungsfunktionen sind heute weitgehend standardisiert: Gespräche zu anderen Nebenstellen weiterzuleiten, sie in einer Warteleitung zu halten und bei einem Kollegen zurückzufragen sind der eigentliche Daseinszweck einer TK-Anlage, folglich beherrschen auch so gut wie alle Geräte dieses Repertoire.
Kleinere Unterschiede zeigen sich in Details wie bei der Frage, ob sich ein Rückrufwunsch für einen externen Teilnehmer nur bei "Besetzt" programmieren lässt oder auch für den Fall, dass der Angerufene nicht an den Apparat geht (der "Rückruf bei Nichtmelden" erfolgt, sobald der Teilnehmer das nächste Mal den Telefonhörer aufgenommen und wieder abgelegt hat).
Auch die "Follow Me"-Funktion beherrschen nicht alle: Sie ermöglicht es, sich an einer anderen Nebenstelle unter seiner Durchwahl anzumelden und die für die eigene Rufnummer ankommenden Gespräche vorübergehend dort anzunehmen.
10 AVM Fritzboxen im Vergleich
Das ist eine kleine Variante des in größeren Unternehmen oft üblichen "Hot Desking" - der variablen Zuweisung von Arbeitsplätzen an die Mitarbeiter. Beachtung verdient bei der Auswahl einer TK-Anlage nicht zuletzt die Frage, wie viele interne und externe Verbindungen die Elektronik gleichzeitig erlaubt.
Bei konventionellen Anlagen wird diese Zahl von den Schaltwegen bestimmt. Größere VoIP-Systeme nutzen für die Signalweiterleitung spezialisierte Prozessoren, sodass die Vermittlungsmöglichkeiten von deren Rechenleistung abhängen.
Schmackhafte Extras
Das Dessert oder Sahnehäubchen im TK-Anlagen-Menü sind Extras wie ein anlageninterner Anrufbeantworter (Voicebox) oder die Anbindung von Türsprechstellen. Wer von vornherein Appetit auf solche Add-ons hat, sollte rechtzeitig prüfen, ob sie auf der Speisekarte des ausgewählten Anlagen-Anbieters stehen.
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