Zeiterfassungs-Software
ELV Time Master Small Business im Test
Lohn wird in der Regel nach geleisteter Arbeitszeit abgerechnet. Eine unkomplizierte Zeiterfassung ist ELV Time Master Small Business. Wir haben den Test.
ELV Time Master Small Business im Test: Das Zeiterfassungs-Tool ist ein modular aufgebautes Zeiterfassungssystem für Unternehmen mit bis zu 9.999 Mitarbeitern. Die Lösung umfasst verschiedene Pausenbuchungen, Zeitmodelle, Abwesenheitsgründe, ein Gleitzeitmodul, Urlaubsverwaltung mit grafischem Urlaubsplaner, Auftragszeiterfassung, Kostenstellenerfassung und bietet sich darüber hinaus auch als Zutrittsteuerungsbasis an. Damit gelingt die minutengenaue Zeiterfassung problemlos.
Die Software ist, in Abhängigkeit zur gewählten Edition, mandantenfähig und eignet sich zur Filialverwaltung mit zentraler Auswertung. Eine eigene Lohnberechnung bietet das System nicht, kann aber die Daten über die Exportschnittstelle an entsprechende Systeme übergeben. Selbst an eine vernünftige Umsetzung von eher kleinen Pausen, Raucherpausen, haben die Entwickler gedacht. IT-Verantwortliche können das System so einstellen, dass diese Kurzpausen zwar abgezogen, jedoch nicht in der hinterlegten Mindestpausendauer berücksichtigt werden. Solche Details bleiben jedoch dem Komfortmodul der Software vorbehalten, das zusätzlich gekauft weden muss.
ELV Time Master-Systeme sind leicht in Betrieb zu nehmen
In der Small Business Edition bleibt so manche Schaltfläche ungenutzt. Übersichtlicher wäre es, wenn die Software nur die verwendbaren Funktionen anzeigen würde. Die Erweiterbarkeit der Lösung gibt dem Käufer die Sicherheit, dass auch komplexere Systematiken mit dem TimeMaster abzubilden sind. Im Test gab es dafür 18 von 20 Punkten.
Wir wählten für eine Teststellung die Small Business Plus 6-Variante für die Verwaltung und Zeiterfassung von bis zu 20 Mitarbeitern. Das Set besteht aus einem Erfassungsterminal, der entsprechend benötigten Software inklusive mitgelieferter Microsoft SQL-Datenbank und der dazu passenden Auswert-Software. Die Installation und die Grundkonfiguration auf einem Windows 7-PC in der x64-Ausprägung sind in kurzer Zeit erledigt.
Die doppelseitige Schnellinstallationsanleitung sollte der IT-Verantwortliche strikt einhalten. Die Schritte bestehen aus der Installation der Auswertsoftware, dem Erststart der Software, dem Anlegen mindestens zweier Mitarbeiterkonten, der Inbetriebnahme des Terminals mit der Serversoftware und dem Anschluss des Geräts selbst. Alles kein Hexenwerk, nur die Reihenfolge muss strikt eingehalten werden, sonst klappt es nicht. Die unkomplizierte Installation war uns in der Betrachtung 18 von 20 Punkten wert.
Alle Softwarekomponenten haben einen gewissen altbackenen mausgrauen Charme und können die vielen Jahre auf dem Markt nicht mehr verheimlichen. Keine Weboberfläche, keine sich den Monitordimensionen anpassenden Schaltflächen im Hauptmenü und auch kein Dashboard mit der Zusammenfassung der wichtigsten Ereignisse.
Die TimeMaster Auswertsoftware ist eine mit den Jahren gewachsene Software - mit allen Vor- und Nachteilen. Dem fehlenden Dashboard stehen selbstsprechende Beschreibungen und Dialoge in den Fenstern gegenüber. Beispielsweise im Fenster zur Personalanlage die Angaben zur Probezeit, Antritts- und Austrittsdatum. Nur selten ist der Benutzer gezwungen, die kontextsensitive Hilfe zu aktivieren. Dennoch vermissen wir die Möglichkeit, per Browser auf die Daten zuzugreifen.
Die Eingabe von Abwesenheiten, beispielsweise für Urlaub, Krankheit, Fortbildung oder dem Besuch der Berufsschule kann der zuständige Verwaltungsmitarbeiter für einzelne Angestellte oder ganze Abteilungen und Firmen eintragen.
Für Berufsschüler bietet das Programm eine Variante, die je nach Ausbildungsjahr Abwesenheiten automatisch einträgt. Dank der Prioritätensteuerung in den Parametern sorgt der IT-Verantwortliche dafür, dass Krankheitsereignisse einen geplanten Urlaub übersteuern können, nicht aber umgekehrt. Zunächst gelangen alle Zeitbuchungen vom Terminal in die Erfassungssoftware.
Diese schreibt alle übermittelten Daten sofort auf die Festplatte. Jeder Buchungstag erhält eine eigene Datei, die der EDV-Verantwortliche über die Bordmittel der ELV-Software sichert oder durch ein einfaches Backup-Programm.
Die Urlaubstagsverwaltung ist beim ELV TimeMaster sehr einfach gelöst worden. Die Auswertesoftware enthält hierfür eine automatische Verwaltung von Urlaubstagen. Wie viele Urlaubstage ein Mitarbeiter innerhalb des Buchungsjahres überhaupt bekommt, legt der Benutzer im Personalstamm fest.
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Die Anzahl der Urlaubstage wird von der Software bei der Eingabe von Abwesenheiten automatisch berechnet. Bei einer offenen Sollzeit oder eine Dauer, die größer als die Sollzeit an dem jeweiligen Tag ist, wird hierbei ein ganzer Urlaubstag gewertet. In den anderen Fällen berechnet die Software nur einen halben Urlaubstag. Die zentrale Ausgabeliste in der Software ist die Zeitsaldenliste.
Die Liste enthält dabei alle Zeitbuchungen, sowie die eingetragenen Abwesenheiten und Mehrarbeiten des Mitarbeiters. Praktischerweise können Benutzer Zeitwerte direkt als ausgezahlt deklarieren. Um die Buchungen nachzubearbeiten, müssen die Sätze zunächst in die Auswertsoftware durch die Übernahme übertragen werden. Dies geschieht entweder durch die automatische Datenübernahme oder manuell per Mausklick. Alles in allem ein recht einfaches Unterfangen. Für den sehr guten Bedienkomfort vergaben wir 18 von 20 Punkten.
Das Terminal macht einen ausgesprochen guten Eindruck
Mit der Zeitwirtschaftssoftware selbst kommen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nie in Kontakt. Ganz anders schaut es da beim Zeiterfassungsterminal aus. Die neueste Generation der Terminals von ELV, das Modell PLUS 6, macht in Bezug auf die Funktionalität und die optische Gestalt einen ausgesprochen guten Eindruck. Die Verarbeitung ist beinahe edel, und das recht schlanke Gerät besteht aus stabilem ABS-Kunststoff.
Die Bedienung erfolgt nicht mehr über Drucktasten, sondern über das vollgrafikfähige Touch-Farb-Display. Die Erfassung der Zeitbuchungen, der eigentlichen Hauptaufgabe des Terminals, erfolgt jedoch verschleißfrei über den integrierten RFID-Transponder-Leser. Jeder Mitarbeiter erhält einen RFID-Chip.
Im Betrieb zeigt das PLUS 6-Terminal stets eine große, analoge Uhr an. Besteht Verbindung zur Erfassungssoftware, so handelt es sich um die synchronisierte Zeit des PCs. Im Offline-Modus, bei dem die Daten nicht über eine Ethernet-Verbindung, sondern per USB-Stick manuell zur Auswertsoftware gelangen, wird die Uhrzeit direkt am Terminal eingestellt.
Das Gerät selbst ist PoE-fähig, kann somit die Stromversorgung direkt über Ethernet beziehen. Jede Buchung wird durch einen Buchungs-Ton quittiert, und die runde RFID-Lesefläche leuchtet farblich auf. Die Abfrage von Urlaubszeit, aktuellem Ist-Stand der Stunden, Zeitbuchung und Saldos im Gleitzeitmodell können Mitarbeiter direkt über das Terminal tätigen.
Je nach Konfiguration kann der IT-Verantwortliche auch einen zusätzlichen Passwortschutz für die erweiterten Funktionen hinterlegen. Somit wären sowohl RFID-Transponder als auch das Passwort erforderlich, um Daten dem Gerät zu entlocken.
Wie bei allen professionellen Zeitsystemen üblich speichert das Terminal viele tausend Buchungsereignisse auch ohne den Kontakt zum eigentlichen Server. Sollte einmal ein Software-Update oder eine Wartung anstehen, so kann die IT diese Arbeiten durchführen, ohne dass sich jemand darum sorgen muss, dass die Terminals die Stempeldaten nicht erheben. Was unsere Bewertung angeht, so bekommt das Terminal die volle 20 Punkte, für die durch das System bedingte Betriebssicherheit gab es weitere 18 von 20 Punkten.
Fazit: Das Paket ist eine äußerst leicht zu installierende und zu bedienende Zeitwirtschaftslösung. Die Kosten halten sich im Rahmen, und es gibt keine besonderen Voraussetzungen zu erfüllen. Sehr gut!
