Software
Genius Scan+ im Test
Unterwegs kann man bei Belegen und Dokumenten schnell den Überblick verlieren. Die mobile App Genius Scan+ digitalisiert die Papiere und speichert sie als PDFs auf bekannten Cloud-Diensten.
Wer viel unterwegs ist, möchte Reisezeiten möglichst effizient nutzen. Zum Beispiel, indem Belege bereits unterwegs erfasst und bearbeitet werden. Nicht zuletzt deshalb steigt die Zahl der Programme, mit denen sich unterwegs Reisekosten, Quittungen oder Rechnungen buchen lassen. Doch der Buchungssatz allein reicht oft nicht aus. Immer häufiger sind digitale Belege erforderlich, um den Vorgang weiterzuverarbeiten. An dieser Stelle kommen Apps wie Genius Scan+ ins Spiel. Das kleine Tool fotografiert Papierbelege, scannt den Inhalt und wandelt sie in archivierbare Graustufen- oder Schwarz-Weiß-PDFs um. Die digitalisierten Belege können dann per E-Mail oder via Cloud ins Büro geschickt werden.
Nach dem "Shit-in-Shit-out"-Prinzip hängt die Erkennungsgenauigkeit dabei vor allem von der Qualität der integrierten Kamera ab. Während auf neueren Smartphones gute Ergebnisse erzielt werden, ist das bei einem iPod touch der ersten Serie nicht zwangsläufig der Fall. Die Verarbeitung der Belege ist einfach, aber etwas fummeliger als beim Wettbewerber Scanner Pro. Das gilt speziell für die Beschneidung. Die fertiggestellten PDFs werden direkt in der App gespeichert. Dabei lassen sich auch mehrseitige Dokumente anlegen.
Anschließend können die Dateien an bekannte Cloud-Speicherdienste übertragen werden. Leider gibt es hierfür keine Automatik-Routine, was bei großen Belegvolumen unnötig viel Handarbeit bedeutet. Übermittelt werden die Dokumente als PDF-Bilder. Dadurch bleibt das Layout erhalten. Aus steuerrechtlicher Sicht ist das ein Vorteil. Ist die OCR-Funktion aktiviert, wird die Seitengestaltung derart zerschossen, dass keine Ähnlichkeit mit dem Ursprungsbeleg mehr zu erkennen ist. Ein PDF-Bild mit den erkannten Schlagworten lässt sich nicht speichern.
Fazit
Macht man um Google Drive einen großen Bogen, lassen sich mit Genius Scan+ auf einfache Weise digitale Belege erstellen und verteilen. Der manuelle Aufwand ließe sich durch ein automatisches Upload deutlich reduzieren. Positiv ist die große Zahl der unterstützten Cloud-Dienste.
